Voorwaarden.

• De registraties zijn van de Klant. Inhoud, bijlagen, vingerafdrukken en bewijsbundels zijn eigendom van de Klant. Vidimus verwerft er geen enkel recht op, behalve het recht ze te verwerken om de dienst te leveren.
• De Klant kan altijd alles meenemen. Elke registratie is te exporteren als zelfstandige bewijsbundel met de inhoud, de handtekeningen, het Merkle-pad, het tijdstempeltoken en het grootboekrecord. Die bundel is te controleren met open standaarden, zonder Vidimus. Vidimus zal die export nooit blokkeren, ook niet bij een geschil over betaling.
• Verankerd bewijs wordt niet gewijzigd of gewist. Niet door de Klant, niet door Vidimus, niet op verzoek van een derde. De inhoud van één registratie kan op verzoek van de Klant onleesbaar gemaakt worden door de leessleutel te vernietigen (AVG, zie 5); de vingerafdruk, het tijdstempel en het grootboekrecord blijven bestaan en blijven bewijzen dat de inhoud bestond.
• Bewaartermijn. Standaard tien jaar per stroom, aanpasbaar door de Klant. Na afloop verwijdert Vidimus de inhoud; de vingerafdrukken en ankers blijven in het grootboek. Bij beëindiging van de overeenkomst krijgt de Klant negentig dagen om alles te exporteren.

• De Klant garandeert de identiteit van zijn mensen. Wie de Klant via "Medewerkers" uitnodigt en aan een toestel koppelt, tekent in naam van de Klant. Die koppeling wordt zelf verankerd. De Klant staat in voor de juistheid van naam en functie en trekt een toestel in bij verlies of vertrek.
• Sleutels blijven op het toestel. Vidimus ontvangt alleen de publieke helft. Biometrie (Face ID, vingerafdruk) wordt uitsluitend door het toestel zelf verwerkt; Vidimus ontvangt of bewaart nooit biometrische gegevens. Het gebruik ervan is een keuze van de gebruiker; de toestelsleutel zonder biometrie blijft altijd beschikbaar.
• Locatie. Bij het tekenen vraagt het toestel de positie en neemt die op in de registratie, uitsluitend op dat moment. Vidimus presenteert die positie als "volgens het toestel": ze bewijst wanneer en wat er getekend is, niet onafhankelijk waar de ondertekenaar stond. De Klant informeert zijn mensen hierover.
• Partners en gedeelde stromen. Nodigt de Klant een andere organisatie uit op een stroom, dan tekent die met eigen toestellen en in eigen naam. Op zo'n gedeelde stroom zien alle partijen elkaars registraties: de feiten, de tijdstippen, de plaats van tekenen, de naam en functie van wie tekende, en de foto's van elke stop. Niet zichtbaar voor partners: e-mailadressen, telefoons of andere gegevens van werknemers. Elke partij is verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen mensen en informeert hen hierover; de aanvaarding van de uitnodiging geldt als onderlinge afspraak over deze gegevensdeling en wordt bij beide organisaties verankerd. Grondslag: de uitvoering van de vervoers- of leveringsovereenkomst en het gerechtvaardigd belang bij bewijs van overdracht, zoals de naam van de chauffeur op een vrachtbrief.

• Prijs. Gratis tot 100 registraties per maand, zonder einddatum en zonder betaalgegevens; verankerde registraties en bewijsbundels blijven geldig. Na activering betaalt de Klant per eenheid volgens de prijzenpagina op het moment van gebruik: per registratie (document, foto, handtekening, gebeurtenis) en per meetbron (sensor, logger of ander toestel dat metingen stuurt; metingen onbeperkt), per schijf, met een minimum per maand en zonder plafond (boven een miljoen registraties per maand wordt een jaarcontract op offerte aangeboden); prijzen exclusief btw, maandelijks achteraf, zonder minimumduur. Een meting is een waarde in het vaste meetschema (bron, tijdstip, getal, eenheid) van een meetbron die de Klant aanmaakte met een eenheid en een bereik, binnen dat bereik, die via het meetpunt van de API binnenkomt; al het andere telt als registratie, ook wat via het oudere algemene invoerpunt binnenkomt. Een meetbron telt in een maand waarin ze minstens één meting stuurde. Gebruikt de Klant het meetpunt om gebeurtenissen, documenten of andere registraties als meting te laten tellen, dan mag Vidimus die metingen na verwittiging als registraties aanrekenen, vanaf het begin van dat gebruik. Er wordt aangerekend per registratie en per bron; andere eenheden zijn er niet. Een ketenpartner die een eigen bureau en eigen stromen wil, maakt zelf een account aan en betaalt zijn eigen verbruik.
• Betaling. Vidimus factureert op de eerste van de maand wat de maand ervoor verbruikt werd, ook als elektronische factuur via Peppol. Bij domiciliëring of kaart wordt het bedrag automatisch geïnd; bij overschrijving is de factuur betaalbaar binnen 14 dagen, bij een jaarcontract binnen 30 dagen. Blijft een betaling uit, dan verwittigt Vidimus de Klant. Veertien dagen later vallen nieuwe registraties terug naar de gratis grens (100 registraties per maand en één meetbron) tot de betaling in orde is; zestig dagen later mag Vidimus de overeenkomst opzeggen. Het account blijft dan bestaan als gratis aansluiting en de openstaande factuur blijft verschuldigd. Bewijs is nooit onderpand: verankerde registraties blijven geldig, en verificatie, bewijsbundels en export blijven altijd werken (zie 2).
• Beschikbaarheid. Vidimus streeft naar 99,5 % beschikbaarheid per maand, aangekondigd onderhoud niet meegerekend, en garandeert die zonder aparte service-afspraak niet. De wallet werkt zonder verbinding en verstuurt later; het tijdstip van tekenen op het toestel wordt mee vastgelegd, dus een onderbreking kost geen bewijs.
• Ondersteuning. Meldingen worden op werkdagen binnen één werkdag beantwoord door wie het gebouwd heeft; een storing die verankeren blokkeert wordt binnen vier werkuren opgepakt. Hardere garanties, een creditregeling en een vaste contactpersoon zijn mogelijk via een service-afspraak (SLA) bij jaarcontract, zie de prijzenpagina.
• Continuïteit. Elke nacht gaat een versleutelde kopie van databank, grootboek en sleutels naar opslag met Object Lock (dertig dagen); de herstelprocedure is gedocumenteerd en wordt elk kwartaal getest. Het bewijs hangt niet aan Vidimus: de bewijsbundel, de gekwalificeerde tijdstempel en het Bitcoin-bewijs zijn zonder ons te controleren. Stopt Vidimus met de dienst, dan meldt zij dat minstens negentig dagen vooraf, blijft exporteren die hele periode mogelijk en blijven de publieke sleutels om bundels te controleren gepubliceerd.
• Aansprakelijkheid. Vidimus is aansprakelijk voor de correcte werking van de verankering zoals beschreven in 1. Vidimus is niet aansprakelijk voor de inhoud van registraties, voor beslissingen die de Klant of derden daarop baseren, of voor indirecte schade. De totale aansprakelijkheid is beperkt tot de vergoedingen van de voorbije twaalf maanden.
• Verboden gebruik. Geen registratie van inhoud die onwettig is of waarvoor de Klant geen recht heeft. Vidimus mag een account schorsen bij misbruik, met behoud van het exportrecht uit 2.
• Recht en geschillen. Belgisch recht. Rechtbanken van Antwerpen, afdeling Antwerpen, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

• Eindklanten via een partner. Een softwareleverancier, sector of federatie die met Vidimus een partnerovereenkomst sloot, kan via de partner-API organisaties aanmaken voor zijn eindklanten. Zo'n eindklant is een Klant in de zin van deze voorwaarden: de registraties zijn van hem, hij kan alles exporteren, en zijn inhoud is versleuteld met een sleutel die de partner niet heeft. De partner staat ertegenover Vidimus in voor de aanvaarding van deze voorwaarden door de eindklant vóór de eerste registratie en voor de juistheid van diens gegevens.
• Wat de partner ziet. Alleen tellers en metadata van zijn eindklanten (namen van stromen, aantallen, status); nooit inhoud of bijlagen.
• Facturatie. Bij een reseller of integrator factureert de partner zijn eindklant en factureert Vidimus de partner. Bij een verwijzing (referral) factureert Vidimus de Klant rechtstreeks; de verwijzing verandert niets aan deze voorwaarden.
• Vertrek van de partner. Eindigt de samenwerking tussen Vidimus en de partner, dan mag de eindklant rechtstreeks verder onder deze voorwaarden, met behoud van registraties, sleutels en verificatielinks; Vidimus en de partner werken mee aan de overdracht.

• Voorwerp en duur. Verwerking van de gegevens die de Klant en zijn mensen in registraties opnemen (namen van ondertekenaars, tijdstippen, posities, inhoud en bijlagen), zolang de overeenkomst loopt en daarna tijdens de bewaartermijn van de stromen.
• Instructies. Vidimus verwerkt uitsluitend om de dienst te leveren en volgens de instellingen van de Klant per stroom. Geen ander gebruik, geen verkoop, geen profilering.
• Beveiliging. Inhoud en bijlagen worden bij ontvangst versleuteld (AES-256-GCM) met een eigen sleutel per document, die op haar beurt gewikkeld is onder een sleutel per organisatie; twee organisaties kunnen elkaars inhoud niet lezen. Elke ontsleuteling door de server (dossier, bundel, zoeken) wordt gelogd en is voor de Klant zichtbaar. Alleen de vingerafdruk gaat het grootboek in. Bij stromen met persoonsgegevens zit er een geheim zout per registratie in de vingerafdruk, zodat de vingerafdruk zelf geen persoonsgegeven prijsgeeft; dat zout zit in de bewijsbundel van die registratie, zodat een deskundige de vingerafdruk zonder Vidimus kan narekenen, en het zegt niets over andere registraties. Publieke controlepagina's tonen het zout nooit. Registraties van vóór 28 september 2026 gebruiken een geheime sleutel per stroom (HMAC) en blijven zo na te rekenen. Originelen worden één keer geschreven en gaan ook naar opslag met Object Lock in de EU. Toegang tot systemen is beperkt tot de zaakvoerder van VO Initiatives BV en gelogd.
• Vertrouwelijke stroom. De Klant kan een stroom vertrouwelijk maken. Dan versleutelen de toestellen en systemen van de Klant de inhoud met een bedrijfssleutel die de Klant zelf aanmaakt en bewaart; Vidimus ontvangt alleen de publieke helft, de envelop (type, referentie, bron) en de vingerafdrukken, en kan de inhoud niet lezen. Diensten die de inhoud nodig hebben (dossier met inhoud, voor en na, zoeken in de inhoud, vastleggen van webpagina's, metingen) vervallen voor die stroom. De Klant bewaart het herstelbestand en de wachtzin zelf. Verliest de Klant beide en alle toestellen met de sleutel, dan kan niemand die inhoud nog openen, ook Vidimus niet; het bewijs dát er iets was, wanneer en wie tekende, blijft.
• Wissen zonder het bewijs te breken. Op verzoek van de Klant vernietigt Vidimus de leessleutel van één registratie. De inhoud is dan definitief onleesbaar, ook voor Vidimus; de keten van vingerafdrukken blijft intact.
• Subverwerkers. Hetzner Online GmbH (hosting en Object Storage, Duitsland, EU); een gekwalificeerde tijdstempeldienst op de EU-vertrouwenslijst (gekwalificeerde tijdstempels over Merkle-wortels; ontvangt alleen hashes); Sectigo Limited (RFC 3161-tijdstempels over Merkle-wortels; ontvangt alleen hashes, nooit inhoud of persoonsgegevens); de publieke OpenTimestamps-kalenderservers (Bitcoin-verankering; ontvangen alleen hashes); Stripe Payments Europe Ltd (betalingen en facturen: bedrijfs- en contactgegevens van de Klant, nooit registratie-inhoud); Recommand (Peppol-toegangspunt voor e-facturen: factuurgegevens); Google Ireland Ltd (verzending van e-mails zoals uitnodigingen en meldingen: naam en e-mailadres van de ontvanger). Wijzigingen worden dertig dagen vooraf gemeld; de Klant kan bezwaar maken en opzeggen.
• Datalekken. Vidimus meldt een inbreuk aan de Klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na kennisname, met de informatie die de Klant nodig heeft voor zijn eigen melding.
• Bijstand en audit. Vidimus helpt de Klant bij verzoeken van betrokkenen en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. De Klant mag één keer per jaar, of na een incident, een audit laten uitvoeren op eigen kosten, na redelijke aankondiging.
• Einde. Na de overeenkomst en de bewaartermijn verwijdert Vidimus de inhoud en bijlagen. Vingerafdrukken, tijdstempels en grootboekrecords bevatten geen persoonsgegevens en blijven bestaan als bewijs.

Versie 2026-10 · 28 september 2026: nieuwe versie (metingen alleen van een meetbron met eenheid en bereik, het oude invoerpunt telt per registratie, herkwalificatie bij misbruik van het meetpunt; betaling en wat er gebeurt bij een onbetaalde factuur; persoonsgegevens: geheim zout per registratie in de vingerafdruk in plaats van één sleutel per stroom; vertrouwelijke stromen met een bedrijfssleutel die alleen de Klant heeft) · 27 september (prijs per registratie en per bron, zonder bundels; ketenpartners maken zelf een account aan; gekwalificeerde tijdstempel inbegrepen, binnen zes uur) · 26 september (nieuw hoofdstuk softwarepartners; meting, registratie en bundels volgens het prijsmodel van 25 september; kluis: sleutel per organisatie en inzage-logboek in plaats van versleuteling op het toestel; subverwerkers aangevuld met Object Storage, OpenTimestamps, Stripe, Recommand en e-mailverzending) · 11 september: proefaansluiting en menunamen verduidelijkt · 3 september: aanvulling gedeelde stromen