Het document leeft in één systeem
De plaatsbeschrijving en de foto's staan op één laptop of in één beheerpakket. Wie dat beheert, kan het aanpassen — en dus wordt het betwist.
VIDIMUS/DOSSIERS/SYNDICI & VASTGOED
Schade bij vertrek, "dat was er al".
Parket beschadigd, tegels gebarsten, een deur die niet meer sluit. De huurder: "dat was er al bij intrede." Uw foto's: "genomen na de sleuteloverdracht," zegt hij. Deze pagina legt uit waarom de plaatsbeschrijving zo vaak sneuvelt, wat de wet vraagt, en hoe u ze onbetwistbaar maakt — bij intrede én uittrede.
Appartement, vier ruimtes. Plaatsbeschrijving bij intrede: getekend, 38 foto's op de laptop van de beheerder. Drie jaar later, uittrede: diepe krassen in het parket van de living. De huurder betwist de datum van de foto's en de versie van het document — "ik heb een andere versie getekend." Twee pdf's, twee waarheden.
01 / HET PROBLEEM
Waarom dit zo vaak misloopt.
Foto's zonder onafhankelijk moment
Een foto heeft metadata, maar die is triviaal te wijzigen. Zonder onafhankelijk tijdstip bewijst een foto niet wanneer ze genomen werd.
Jaren later is "de versie" onduidelijk
Na drie jaar en twee wissels van beheerder is niet meer te reconstrueren welke versie precies werd ondertekend.
02 / VANDAAG
Wat u nu al kunt doen — ook zonder ons.
- Maak de plaatsbeschrijving omstandig en tegensprekelijk: samen, ruimte per ruimte, meterstanden erbij, en door beide partijen gedateerd en getekend — vóór de sleuteloverdracht.
- Bezorg de huurder onmiddellijk een kopie (e-mail met bijlage) en bewaar het verzendbewijs.
- Nummer de foto's, vermeld ze in het document en bewaar ze op één plek waar ze niet "per ongeluk" verdwijnen.
- Registreer de plaatsbeschrijving samen met de huurovereenkomst — dat is verplicht en bewijst het bestaan ervan op die datum.
03 / DE WET
Wat de wet zegt.
art. 1730–1731 oud BW / Vlaams Woninghuurdecreet art. 9
Een omstandige plaatsbeschrijving bij intrede is verplicht, tegensprekelijk en op kosten van beide partijen. Zonder plaatsbeschrijving wordt vermoed dat de huurder het goed ontving in de staat waarin het zich bij vertrek bevindt — u moet dan het tegendeel bewijzen.
art. 8.11 / 8.8 BW
Tussen ondernemingen vrij bewijs; tegenover een particuliere huurder gelden strengere regels — een door beide partijen ondertekend document is dan uw sterkste stuk. Hoe onbetwistbaarder versie en datum, hoe minder ruimte voor discussie.
Algemene informatie, geen juridisch advies. Vidimus levert bewijsmateriaal; hoe zwaar het weegt, beoordeelt de rechter — en dat gewicht is precies wat verankering verhoogt.
04 / VERANKERD
Wat er verandert.
- De plaatsbeschrijving wordt bij intrede door beide partijen getekend en op dat moment gehasht — inclusief de vingerafdruk van elke foto — en krijgt binnen zes uur een gekwalificeerde tijdstempel van een erkende vertrouwensdienst.
- Bij uittrede, jaren later, is het document byte voor byte nog exact wat er ondertekend werd; elke andere "versie" valt door de mand.
- De huurder krijgt zelf de verificatielink: hij hoeft ú niet te geloven, hij kan het controleren. Dat haalt de angel uit het gesprek nog vóór het een geschil wordt.
registratieplaatsbeschrijving PB-2026-013
pandappartement · 4 ruimtes · meterstanden
staat38 foto's (sha-256) · opmerkingen
getekendverhuurder + huurder · bij intrede
verankerdtijdstempel + bitcoin-anker
pandappartement · 4 ruimtes · meterstanden
staat38 foto's (sha-256) · opmerkingen
getekendverhuurder + huurder · bij intrede
verankerdtijdstempel + bitcoin-anker
REKENSOM
Eén betwiste uittrede per kwartaal × 6 uur × € 75, plus gemiddeld € 9 600 niet-verhaalde schade ≈ € 1 800 aan uren en € 38 400 aan schade per jaar — voor één portefeuille. En dan telt de tijd van de vrederechter nog niet mee.
05 / VRAGEN
Veelgesteld.
Mag een plaatsbeschrijving digitaal ondertekend worden?
Ja. Een elektronische handtekening mag niet geweigerd worden louter omdat ze elektronisch is (eIDAS art. 25). Voor woninghuur adviseren we het document ook mee te registreren zoals de wet vraagt.
Wat met de foto's — moeten die naar jullie cloud?
Nee. Van elke foto wordt een vingerafdruk verankerd; de foto zelf blijft bij u (of versleuteld bij ons, als u dat wil). Uit de vingerafdruk valt de foto niet te reconstrueren.
Kunnen we intrede en uittrede naast elkaar zien?
Ja. Twee registraties met dezelfde referentie legt het bureau naast elkaar: welke velden veranderden, en de foto's per ruimte (keuken, badkamer, meterstanden) — met het bijschrift dat op het moment zelf werd ingetikt. Elke kant blijft een eigen registratie met eigen vingerafdruk, handtekening en tijdstempel; de vergelijking wijzigt niets.
Werkt dit ook voor de syndicus met gemene delen?
Ja — dezelfde methode voor opleveringen van gemene delen, sleuteloverdrachten en werken door aannemers in het gebouw.
Zo starten we: uw stroom vandaag, de eerste 100 registraties gratis.
Uw eerste stroom staat in drie minuten, zonder betaalgegevens. Daarna betaalt u per registratie of per meetbron, met een minimum van € 19 per maand. Liever niet alleen beginnen? De begeleide start van 30 dagen kost € 1 900 en wordt verrekend met de eerste drie maanden.